Представление информации в форме, оптимальной для восприятия

Возможно, сегодня разговор пойдет не столько по теме блога, сколько в ее продолжение. То есть мы не будем доказывать, что в каком-то случае лучше всего использовать табличное представление информации. Будем считать это очевидным. Поговорим о том, в каком редакторе лучше всего набирать таблицу, если она займет более одной страницы.

В качестве примера рассмотрим школьное расписание. То, что его надо представлять в виде таблицы, не вызывает сомнений. И займет эта таблица несколько страниц (по крайней мере, для расписания нашего здания).

Для чего я затеяла обо всем этом разговор? Просто мне доводилось видеть школьное расписание, набранное в текстовом редакторе. Когда я пришла работать в здание, где работаю сейчас, в компьютере было расписание в формате doc (то есть подготовленное в редакторе Microsoft Word). До того момента я писала школьное расписание от руки, но это было уже «вчерашним днем». Поэтому я решила набрать таблицу расписания в редакторе Word. Но это оказалось не так просто. Приходилось работать на нескольких страницах. Но гарантии, что при их склеивании все линии совпадут, не было. Я не могла видеть, как будет выглядеть расписание после соединения страниц. Добавление строк или столбцов во всю таблицу требовало титанической работы. Короче, от создания расписания в текстовом редакторе я быстро отказалась…

И здесь на помощь пришла электронная таблица («умная» – так я назвала ее в одной из публикаций своего блога). Но для расписания «ум» (автоматический пересчет формул и т.п.) таблицы не требовался. Зато таблица была собрана именно в таком виде, в каком я собиралась после склеивания вывесить ее на всеобщее обозрение. Можно было легко менять высоту строк, ширину столбцов. Можно было даже задать места границ страниц, где придется их склеивать – так, как удобно мне. И все это легко менялось!

Вот пример школьного расписания, выполненного в электронной таблице Excel:

raspisanie.xls

По умолчанию моя таблица просматривается в страничном режиме (вы увидите, что при печати получится 4 страницы, увидите границы страниц; при желании можно перетащить границы страниц на другое место). В пункте меню «Вид» можно выбрать «Обычный режим», который удобен для заполнения таблицы, когда разбивка на страницы еще не актуальна…

Надеюсь, посмотрев на мой пример расписания, вы увидели, как удобно составлять его в электронной таблице.

И еще несколько слов о проблеме другого рода. Представьте, что вы делаете таблицу довольно длинную, а в ней – много столбцов. Если на первой странице имеется «шапка таблицы», которая разъясняет содержание каждого столбца, то на следующих страницах, где таблица будет продолжаться, этой «шапки» уже не будет. Можно, конечно, создать «шапку таблицы» на каждой странице искусственно, вставляя строку с «шапкой» в начале каждой страницы. Но, во-первых, это не будет рациональным. А во-вторых, эти строки придется вручную перемещать при изменении разбивки таблицы на страницы!

И из этой ситуации есть выход. И снова на помощь приходит электронная таблица, в которой предусмотрены возможности и «закрепления» верхней строки (нашей «шапки») вверху экрана при прокрутке, и вывод на печать так называемых «сквозных строк» – повторения «шапки таблицы» вверху на каждой странице. То же самое можно сделать в отношении первого столбца (закрепить при прокрутке, выводить при печати на каждой странице)…

И возможности эти имеются в электронных таблицах пакетов Microsoft Office и Open Office. Если заинтересовались – поищите в Интернете информацию о «сквозных строках» и «сквозных столбцах» для той электронной таблицы, с которой работаете вы…

Перефразировав свой же заголовок одной из публикаций «Таблица – полезная вещь», скажу так: «Электронная таблица – очень полезная вещь»!

Сегодня я хочу поделиться одной своей маленькой находкой.

Как в текстовом редакторе написать заглавную букву? Думаю, это знают все. Если вам нужна одна заглавная буква, а далее – строчные (например, в названии города), то удобнее поступить так: при нажатии клавиши с этой заглавной буквой держать нажатой клавишу верхнего регистра «Shift». Если вам нужно вводить целую последовательность заглавных букв, лучше перед этим один раз нажать (и отпустить) клавишу «CapsLock» (фиксировать ввод заглавных букв).  Потом для отключения ввода заглавных букв не забудьте нажать эту клавишу еще раз.

Вроде бы все просто. Но для второго случая – ввода целой последовательности заглавных букв – есть еще один способ, который я считаю наиболее удачным. Почему – сейчас объясню…

Допустим, мы хотим оформить заглавными буквами заголовок. Если мы включим режим ввода заглавных букв клавишей «CapsLock», то потом можем забыть выключить этот режим и, увлекшись, продолжать вводить следующий текст тоже заглавными буквами. С другой стороны, если мы ошибемся и, найдя ошибку, захотим ее исправить, надо будет не забыть про заглавные буквы. Но это мелочи. А вот если мы, подбирая оформление заголовка, сначала решили писать его строчными буквами, а потом – прописными, то придется писать еще раз! Это уже серьезнее. А если у нас таких заголовков в тексте несколько?

И еще я заметила одно неудобство. Если заголовок набирается заглавными буквами, то в текстовом редакторе, например, Microsoft Office Word, орфография в нем не проверяется (скорее всего). Вернее, такое слово, скорее всего, будет отсутствовать во встроенном словаре.

…Может, вы уже расхотели делать заголовок заглавными буквами?

Не переживайте, есть хорошее решение. Можно ввести строчные буквы, а потом только поменять форматирование на «Все прописные». Причем это форматирование можно будет легко поменять и в обратную сторону. И если весь заголовок имеет формат шрифта «Все прописные», то и при исправлении в нем символов форматирование останется у всего заголовка.

Так что можете набирать весь текст строчными буквами вместе с заголовком, проверить в нем орфографию, а уж потом отформатировать заголовок так, как нужно.

Остается один вопрос: как отформатировать заголовок, чтобы буквы в нем стали прописными?

Пункт «Все прописные» вы найдете, скорее всего, в меню «Шрифт» или «Формат» - «Шрифт». В текстовом редакторе Open Office Writer, скорее всего, надо последовательно выбрать пункты меню «Формат» - «Регистр». Только не забудьте предварительно выделить заголовок…

Что я еще могу добавить? Попробуйте – и вам понравится! Я уже пользуюсь – и мне очень нравится!