Представление информации в форме, оптимальной для восприятия

Возможно, сегодня разговор пойдет не столько по теме блога, сколько в ее продолжение. То есть мы не будем доказывать, что в каком-то случае лучше всего использовать табличное представление информации. Будем считать это очевидным. Поговорим о том, в каком редакторе лучше всего набирать таблицу, если она займет более одной страницы.

В качестве примера рассмотрим школьное расписание. То, что его надо представлять в виде таблицы, не вызывает сомнений. И займет эта таблица несколько страниц (по крайней мере, для расписания нашего здания).

Для чего я затеяла обо всем этом разговор? Просто мне доводилось видеть школьное расписание, набранное в текстовом редакторе. Когда я пришла работать в здание, где работаю сейчас, в компьютере было расписание в формате doc (то есть подготовленное в редакторе Microsoft Word). До того момента я писала школьное расписание от руки, но это было уже «вчерашним днем». Поэтому я решила набрать таблицу расписания в редакторе Word. Но это оказалось не так просто. Приходилось работать на нескольких страницах. Но гарантии, что при их склеивании все линии совпадут, не было. Я не могла видеть, как будет выглядеть расписание после соединения страниц. Добавление строк или столбцов во всю таблицу требовало титанической работы. Короче, от создания расписания в текстовом редакторе я быстро отказалась…

И здесь на помощь пришла электронная таблица («умная» – так я назвала ее в одной из публикаций своего блога). Но для расписания «ум» (автоматический пересчет формул и т.п.) таблицы не требовался. Зато таблица была собрана именно в таком виде, в каком я собиралась после склеивания вывесить ее на всеобщее обозрение. Можно было легко менять высоту строк, ширину столбцов. Можно было даже задать места границ страниц, где придется их склеивать – так, как удобно мне. И все это легко менялось!

Вот пример школьного расписания, выполненного в электронной таблице Excel:

raspisanie.xls

По умолчанию моя таблица просматривается в страничном режиме (вы увидите, что при печати получится 4 страницы, увидите границы страниц; при желании можно перетащить границы страниц на другое место). В пункте меню «Вид» можно выбрать «Обычный режим», который удобен для заполнения таблицы, когда разбивка на страницы еще не актуальна…

Надеюсь, посмотрев на мой пример расписания, вы увидели, как удобно составлять его в электронной таблице.

И еще несколько слов о проблеме другого рода. Представьте, что вы делаете таблицу довольно длинную, а в ней – много столбцов. Если на первой странице имеется «шапка таблицы», которая разъясняет содержание каждого столбца, то на следующих страницах, где таблица будет продолжаться, этой «шапки» уже не будет. Можно, конечно, создать «шапку таблицы» на каждой странице искусственно, вставляя строку с «шапкой» в начале каждой страницы. Но, во-первых, это не будет рациональным. А во-вторых, эти строки придется вручную перемещать при изменении разбивки таблицы на страницы!

И из этой ситуации есть выход. И снова на помощь приходит электронная таблица, в которой предусмотрены возможности и «закрепления» верхней строки (нашей «шапки») вверху экрана при прокрутке, и вывод на печать так называемых «сквозных строк» – повторения «шапки таблицы» вверху на каждой странице. То же самое можно сделать в отношении первого столбца (закрепить при прокрутке, выводить при печати на каждой странице)…

И возможности эти имеются в электронных таблицах пакетов Microsoft Office и Open Office. Если заинтересовались – поищите в Интернете информацию о «сквозных строках» и «сквозных столбцах» для той электронной таблицы, с которой работаете вы…

Перефразировав свой же заголовок одной из публикаций «Таблица – полезная вещь», скажу так: «Электронная таблица – очень полезная вещь»!