Представление информации в форме, оптимальной для восприятия

Начну, как это иногда делаю в своем блоге, с описания проблемы, с которой пришлось недавно столкнуться.

В последнее время руководство страны взяло курс на переход к свободному (бесплатному) программному обеспечению. На смену привычному пакету Microsoft Office приходит непривычный Open Office или подобные ему. Привыкнуть, в принципе, не так уж сложно. Тем более, что многие документы стали пересылаться именно в этом «открытом» формате. Но иногда получается так, что разные версии Open Office отображают один и тот же документ (например, текст или презентацию) по-разному: при открытии в «неродной» версии что-то куда-то может сдвинуться, отобразиться другим шрифтом и т.п. Да и с лицензионным пакетом Microsoft Office тоже не всегда все стыкуется. Если вас интересует только сама информация, а не оформление, с нестыковками как-то можно смириться. Но если вы хотите видеть (и показать другим) документ именно в таком виде, как его задумал автор, то надо что-то делать!

Буквально вчера я пыталась распечатать рабочую тетрадь одного из дистанционных курсов для детей, сохраненную в формате doc (то есть майкрософтовском), на принтере, подключенном к компьютеру, где Microsoft Office не установлен, а стоит Open Office. В принципе, разобраться можно. Но что-то все-таки куда-то сдвинулось. А рабочая тетрадь разработана одним из московских институтов, оформление тщательно продумано. Что делать?

И я нашла такой выход – сохранить документ на компьютере с Microsoft Office в том виде, в котором документ изначально задуман, при помощи формата pdf.

Тогда при переносе на другой компьютер уже не изменится ничего! Печатай, пожалуйста!

Только пришлось на тот другой компьютер установить программу для чтения pdf-файлов (если русскими буквами, то «Акробат ридер»; легко найти и скачать в Интернете; программа бесплатная). Она там почему-то не была установлена. Это был компьютер в кабинете информатики, а детям пока не требуется чтение документов в формате pdf. Взрослым же с ним приходится встречаться довольно часто: сейчас в этом формате стали присылаться в школы многие документы…

Если вы хотите узнать о PDF подробнее, прочитайте, например, эту статью: http://andrey-maximov.com/pdf

…Получается, что pdf-формат позволяет сохранить ваш документ в таком виде, в котором вы задумали, а также уберечь документ от дальнейших исправлений другими людьми.

Так как же сохранить ваше произведение в таком супер-формате?

В пакете Microsoft Office (могу сказать только о версии 2010) надо просто при сохранении документа выбрать «Сохранить как» и установить тип файла «PDF»:

В пакете Open Office надо выбрать в пункте меню «Файл» команду «Экспорт в PDF»:

И вы получите новый файл в любимом формате, который отразит ваш документ на любом компьютере в том виде, в каком вы этот документ создали.

И еще интересное добавление. При печати pdf-документа очень легко можно задать печать нескольких страниц на листе. Это если вы хотите сэкономить бумагу и краску. А документы иногда бывают напечатаны необоснованно крупным шрифтом…

P.S. Примерно через месяц после написания данной публикации я еще раз поблагодарила формат pdf. Теперь уже вот за что.

У нас в школе выпускается газета в текстовом формате doc. В газете обычно размещается много фотографий. И фотографии эти очень большого объема (в смысле килобайт-мегабайт). Газеты я размещаю на школьном сайте, предварительно уменьшая информационный объем всех фото. Работа достаточно долгая и утомительная. И вот, наконец-то, я догадалась, что газету можно, не изменяя объема фотографий, просто сохранить в формате pdf. И ее объем будет подходящим для размещения в Интернете. Одна-две секунды - и все готово! Да будет славен формат PDF!!!